Planktonic

Trondheim

Vi søker en strukturert og initiativrik Office Manager til et svangerskapsvikariat hos vår kunde Planktonic AS. Oppstart ca august 2025 og varighet til ca september 2026. Du vil få en sentral og variert rolle innen spedisjon, logistikk, kontoradministrasjon og støttefunksjoner. Stillingen krever høy grad av selvstendighet, allsidighet og et sterkt servicefokus. Arbeidssted Bynesveien Trondheim.
Ansvarsområder:
📦 Spedisjon og logistikk
<ul><li>Koordinere nasjonal og internasjonal frakt</li><li>Håndtere spesialtransporter</li><li>Følge opp tollspørsmål og dokumentasjon</li><li>Kommunikasjon med speditører.</li><li>Ajourføre varelagre og ordrestatus</li><li>Sikre korrekt og effektiv utsendelse og retur av varer</li><li>Ordremottak</li></ul>
🧾 Kontoradministrasjon og økonomi
<ul><li>Fakturahåndtering i PowerOffice Go</li><li>Enkel regnskapsføring og økonomisk oppfølging</li><li>Oppfølging av utlegg og refusjoner</li><li>Ajourføring av interne regneark og rutiner</li></ul>
👥 HR og personalstøtte
<ul><li>Onboarding av nye ansatte, inkl. timeregistrering og personaldata</li><li>Administrere innleie og onboarding i produksjonssesong (jan--apr)</li><li>Innsending av lønnsgrunnlag og støtte til lønnsavdeling</li></ul>
📋 Kvalitet og HMS
<ul><li>Oppdatere prosedyrer og dokumentasjon i HMS/QA-system</li><li>Bistå med avviksrapportering og dokumentstyring</li></ul>
🎉 Arrangement og kundekontakt
<ul><li>Organisere seminarer og kundebesøk</li><li>Være vertskap og kontaktpunkt for besøkende kunder</li><li>Bidra til et godt arbeidsmiljø og sosiale aktiviteter</li></ul>
🧠 Kvalifikasjoner:
<ul><li>Kjennskap til spedisjon og logistikk er en fordel</li><li>Grunnleggende regnskapsforståelse og økonomisk-administrativ bakgrunn</li><li>Gode IT-kunnskaper, gjerne erfaring med PowerOffice og Excel</li><li>Gode engelskkunnskaper, både skriftlig og muntlig</li><li>Erfaring med dokumenthåndtering og kvalitetssystemer</li></ul>
🧩 Personlige egenskaper:
<ul><li>Strukturert og detaljorientert</li><li>Høy stresstoleranse og evne til å håndtere pressede situasjoner</li><li>Serviceinnstilt og løsningsorientert</li><li>Initiativrik og positiv bidragsyter til arbeidsmiljøet</li><li>Trives med variasjon</li><li>Utadvendt, initiativrik og fremoverlent</li><li>Komfortabel med å ta ansvar og jobbe selvstendig</li></ul>
Har du spørsmål kan du kontakte Seniorrådgiver Hillgun Kiil hos Manpower på 95171923 eller <a rel="nofollow" href="mailto:hillgun.kiil@manpower.no">hillgun.kiil@manpower.no</a>

Ledig for et års vikariat i en ny og spennende bransje ?