AMS AS søker en strukturert og erfaren administrasjonssjef som vil få det overordnede ansvaret for selskapets administrative funksjoner. Stillingen omfatter et bredt spekter av oppgaver innen HR, økonomi, regnskap og driftsrelaterte tjenester, og innebærer tett samarbeid med ledelsen i selskapets videre utvikling.
Som administrasjonssjef vil du få en sentral rolle i å sikre effektive rutiner, høy kvalitet i administrative prosesser og god støtte til organisasjonen. Stillingen krever solid faglig innsikt, høy grad av selvstendighet og evne til å håndtere varierte oppgaver på en strukturert måte.
Ansvarsområder:
HR, personaladministrasjon og lønn 
Du får ansvar for selskapets HR-oppgaver, herunder lønnskjøring i Tripletex, arbeidsavtaler, fraværsoppfølging, permisjoner og sykefravær. Du vedlikeholder og utvikler personalhåndboken, sørger for etterlevelse av GDPR, og ivaretar selskapets HMS-arbeid i henhold til gjeldende lover og forskrifter.
Økonomi og regnskap 
Du håndterer daglig økonomioppfølging i Tripletex, inkludert fakturering, godkjenning av inngående fakturaer, betalinger, posteringer, avstemminger og rapportering til ledelse og revisor. Du har ansvar for likviditetsstyring og fungerer som kontaktperson mot ekstern regnskapsfører.
Systemansvar og kontroll 
Du har overordnet ansvar for oppfølging av timeregistrering (i eget system - Direct24), inkludert kontroll og godkjenning av timer til lønn, innarbeiding, ferie, fravær, overtid osv. Du bidrar til at selskapet har hensiktsmessige og oppdaterte avtaler både med kunder og leverandører, herunder oppfølging av lisensavtaler og prisjusteringer.
Rekruttering og organisasjon 
Du er aktiv i rekrutteringsprosesser, og håndterer hele eller deler av prosessen -- fra behovsavklaring og stillingsutforming til intervju og kontraktsinngåelse, i tett dialog med fagmiljø og ledelse.
Du representerer selskapet på relevante arenaer innenfor rekruttering og er en ambassadør for selskapet utad.
Innovasjon og prosjektoppfølging 
Du følger opp rapportering tilknyttet innovasjonsprosjekter, og deltar i identifiseringen og utviklingen av nye prosjektmuligheter. Du har også kontakt med revisor i denne sammenheng.
Administrative tjenester og driftsrelaterte avtaler 
Stillingen omfatter overordnet ansvar for en rekke administrative avtaler og tjenester, som omfatter bank, forsikring, mobilabonnementer, leieavtaler, bredbånd, strøm, firmabil, renhold, lunsjordning, rekvisita samt adgangs- og sikkerhetssystemer ved kontorene i Moi og Stavanger.
Kvalitet og sertifisering 
Du vil ha det overordnede ansvaret for selskapets kvalitetssystem og oppfølging av vår ISO 9001-sertifisering. Dette innebærer vedlikehold og forbedring av interne rutiner og dokumentasjon i tråd med standardens krav.
Ønskede kvalifikasjoner:
<ul><li>
Relevant høyere utdanning innen økonomi, administrasjon, HR eller tilsvarende
</li><li>
Erfaring fra lignende stilling med bredt administrativt ansvar
</li><li>
God systemforståelse, gjerne med erfaring fra Tripletex eller tilsvarende løsninger
</li><li>
Solid kunnskap om arbeidslivets regelverk og personvern (GDPR)
</li><li>
Gode kommunikasjonsferdigheter, både skriftlig og muntlig
</li></ul>
Personlige egenskaper:
<ul><li>
Strukturert, ansvarsbevisst og løsningsorientert
</li><li>
Selvstendig med høy gjennomføringsevne
</li><li>
Gode samarbeids- og rolleforståelser i organisasjoner
</li><li>
Evne til å se helhet samtidig som detaljer ivaretas
</li><li>
Ønske om et stabilt og langvarig ansettelsesforhold
</li></ul>
Vi tilbyr:
<ul><li>
En variert og sentral rolle i et selskap i vekst
</li><li>
Gode muligheter for utvikling og påvirkning
</li><li>
Et godt arbeidsmiljø preget av samarbeid og engasjement
</li></ul>
Konkurransedyktige betingelser og fleksibilitet i arbeidshverdagen

Sentral nøkkelrolle med Økonomi, HR og Systemansvar